会议选址的5大原则

会议选址的5大原则

你对一个地点很喜欢，想要在那里举行下一次会议。但是，参加者也会喜欢吗?还有其他城市或地区可以更好地适应每个人的需求吗?有这么多美好的国家、城市和场地可供选址，这个会议场地选址过程是海底捞针缩小的过程，找到必要条件，可以很快成定位会议场地。在一天结束时，您需要找到满足您团队动态的目的地，并提高最大参与者满意度。按照以下五大原则，为您的下一个活动保证最有效的规划过程。

会议选址的5大原则是：

一、与您的需求匹配目的地

你的小组在一线城市最舒适吗?也许他们喜欢两者之间的某个地方。诸如上海或北京的一线城市将比长沙和武汉等二线城市的成本要高得多。虽然一些与会者渴望一个大城市提供的快节奏的生活方式和丰富的景点，但其他人则希望较少的喧嚣，寻求较小的目的地的安静。

不要忘记还要记住参加者的价格敏感度阈值。参加者是否为会议出席者付费或是他们的公司?在任何一种情况下，您需要确定他们或他们的组织可以合理地为您的活动分配多少。

什么其他的项目和机会对他们很重要?绿色和健康的会议都在上升，以及家庭友好的目的地。了解他们是否带来配偶，重要的其他人或家庭成员。如果是这样，您将需要一个可以容纳他们的目的地。

收集这些信息的最简单的方法之一是设置在线调查，并将其发送给所有过去和未来的参加者。与过去的参加者，找出他们最喜欢和最不喜欢以前的目的地，酒店和会议中心。在推进未来事件前仔细考虑他们的反馈意见。

二、休息时间预算

参加者费用

您的机构很可能没有为参加者付费 - 尤其是在协会会议或用户会议上。如果是这种情况，除了会议注册费外，还要确定出席者或参展商在以下几个方面的估计费用：

△食品支出      △旅馆房间

△停車處           △交通往返会议

△运输时间功能

当您添加所有这些，回到第一点，并查看与会者的成本阈值。

你的组织费用

查看总体预算时，请记住以下几点：

△会议空间    △食品与饮料

△音频/视频   △演讲费

△娱乐              △运输

△移入/移出

再次，这些费用可能因目的地而异。

三、酒店和会议场地的类型

首先，找出目的地是否有足够的房间来满足您预计的卧室需求。确定可用的酒店是否是您的参加者将喜欢的类型。过滤掉不合适的酒店(由于类型或位置)，并查看您的房间要求。

二，探索会议中心。确保它有足够的平方英尺以满足您的会议需求，包括展会空间和分组会议室。布局会为您的群组提供功能性的工作区域吗?此外，确定您的参加者可能留下的酒店的距离，以便您确信交通工具尽可能简单。第三，看看这个目的地的峰值和肩峰季节时间。每个目的地都有一个缓慢的时期，您最有可能在此谈判最好的会议和酒店房价。确保这些每日费率与您的参加者支付的费用是一致的。

最后，会议中心和/或酒店是否环保?看看他们已经制定了哪些绿色计划，并确定他们是否在能源和环境设计领域(LEED)获得认证。

四、目的地上报

毫无疑问 一个理想的位置将总是增加你的出席率。

考虑目的地有11个问题要回答：

该位置的步行性是什么?例如，厦门的步行分数为100分中的88分，使其成为中国最可步行的目的地，而上海的得分为51，这意味着它是一个非常依赖汽车的位置。

步行到目的地是安全的吗?特别是晚上?

有多少餐厅在合理步行距离和/或从酒店开车?他们有不同的选择吗?

参加者是否有足够的空闲时间来享受目的地?

他们会带来他们重要的其他家庭吗?如果是这样，有足够的多样化的景点来保持白天忙吗?

与酒店相关的景点在哪里?

什么使目的地有趣，有趣和独特?

是否有任何建筑或开发项目可能会损害或吸引访客?

会议期间平均天气情况如何?

其他规划者对目的地有什么看法?

目的地营销组织的响应程度如何?他们都是参加者的经验?

五、交通运输

通过选择一个理想和方便的目的地，让您的参加者担心往返于会议或会议。这五个因素应该影响你的决定：

参加者从哪里出发?如果距离目的地不到200英里，他们可能会开车。然而，更远的地方将需要其他形式的运输。

什么是目的地空中，火车和公交车?他们提供多个时间表吗?到达这个位置是否容易或困难?

如果参加者正在飞行，多少航班是不停的?什么是典型的机票费用?

参加者到达目的地后，什么是公共交通工具?他们是否提供干净，经济实惠和安全的地铁，轻轨和/或公共汽车系统?你的参加者会使用它们吗?

关于出租车还是滴滴?

这些费用可能相加，特别是如果目的地难以到达并严重依赖的士服务。选择一个中心位置以最小化麻烦。

只要你按照以上5大原则进行会议选址，你找到合适的会议场地就会变得很容易了。