组织小会议不比大型会议简单

组织小会议不比大型会议简单

虽然大型会议和会议将需要更多的预想和准备，但大多数公司经常每天或每周进行小型会议。虽然这样的会议不太正式，而且需要更少的规划，但仍有一些想法仍然需要，以确保它们尽可能成功。

是会议最好的选择吗?

首先要考虑的是会议是否真的有必要。面对面的讨论是非常有帮助的，但有时电子邮件或电话可能就足够了，特别是如果会议需要大量的后勤工作(即：拉销售人员离开现场)。

这次会议应该做什么?

即使每天的简报应该有目标。了解会议的内容以及会议的目标有助于澄清谁应该参加会议以及会议需要多长时间。

我们需要讨论什么?

列出为实现目标而需要涵盖的主题。然后确定每个的最合适的顺序和结构。考虑分配给每个主题的时间长度，具体取决于每个主题的重要性。

哪些人参加?

被邀请参加会议的人应该是那些需要被了解的话题，受到问题的影响，能够为要求的结果做出贡献，并被授权为那些做出决定或者说话的人做出决定。

何时何地?

场地必须方便，具备适当的设施，日期和时间必须适合参加者。您可能需要预约会议地点，或者您可以使用某人的办公室。无论选择哪种选择，都可以确保每个人都愿意参加，尽可能多地通知。这样他们不仅可以重新安排时间表，而且可以准时到位，也可以考虑议程，并准备任何可能需要带来的想法或材料。

讨论了什么?

即使在小型会议之后，应该尽快向所有参加者介绍所讨论的内容，决定的内容和被分配到任何行动中的人员发出一个通知。这种“官方”记录对于后续会议很重要，并确保会议目标和任何所商定的决定或行动得以成功实施。