会议记录怎么写？

为什么会议记录很重要

你不要被“记录”一词吓倒，因为它实际上是一个有点误导。毕竟，会议记录虽然很重要，但您的委员会或董事会不想要一字不落的会议记录!重要的是要抓住会议的精髓，其中包括：

1、作出的决定(动议，投票等)

2、计划下一步

3、识别和跟踪行动项目

会议记录是与会者的有形记录，也是无法出席的成员资料来源。在某些情况下，会议记录可以作为参考点，例如：

当会议的结果影响组织内的其他协作活动或项目

分钟可以用于通知(或提醒)个人分配给他们的任务和/或时间表

下载我们的会议纪要关于协会和非营利组织的清单与例子，并学习如何更好的分钟。

会议记录涉及什么?

会议记录基本上涉及五个步骤：

1、预先规划

2、记录在会议上

3、分钟写作或录音

4、分发或分享会议记录

5、提交或储存分钟，供将来参考

预先计划：

精心策划的会议有助于确保有效的会议纪要。如果主席和秘书或会议记录员共同努力确保议程和会议得到深入思考，那么会使得分钟变得更容易一些。例如，根据会议结构和您使用的工具(参见下面的工具)，会议记录员可以与主席合作，创建一个作为议程和分钟大纲的文档格式 - 以下是一些示例。

会议议程=大纲：

至少，重要的是获得会议议程的副本，并将其用作指导或概述，以便记录和准备会议记录 - 与会议议程相符的会议记录的顺序和编号。此外，议程和/或会议通知还提供需要纳入会议记录的信息，例如：

所有与会者的姓名，包括客人或演讲者

在会议中发出的文件或出席会议的文件(数字或复印件)应在会议记录中存储，以备将来参考，并与无法出席会议的人分享由会议主席决定)。

澄清期望：

当您担任会议纪录或秘书时，请务必向委员会或董事会主席询问会议期间您的期望以及他/她在会议记录中所期望的细节类型。例如，如果您的董事会或委员会将处理议案或表决项目/问题，请明确是否需要提供提出动议，借调等的名称。如果您将处理此类程序，你(和你的主席)可能想参考罗伯特的订单规则 - 这里是一个在线链接“罗伯特规则简介”的链接。

记录记录 - 应该包括什么?

在开始笔记之前，请务必了解您需要在会议中记录的信息类型。如前所述，您的组织可能需要您需要遵循的内容和特定格式，但通常会议时间通常包括以下内容：

会议的日期和时间

会议参与者和无法出席的人员的姓名(例如“遗憾”)

接受或更正/修改上次会议纪要

对每个议程项目作出的决定，例如：

采取或同意采取的行动

下一步

投票结果 - 例如(如有必要，有关谁作出动议的细节，谁借调和批准或通过手牌等)

被动或被拒绝的动议

要保持的项目

新生意

下次会议日期和时间

可能有助于您的笔记的提示：

创建一个大纲 - 如前所述，具有基于议程的大纲(或模板)，使您可以轻松地在每个项目下记下笔记，决定等。如果您正在手笔记录，请考虑在您的手写笔记的大纲上的每个项目下面包含空格，然后打印出来，并使用它来捕获分钟。

离开与会者进入房间 - 如果您了解会议与会者，您可以在会议结束时检查他们，如果没有人在会议开始时介绍自己，或分发自己可以自行核对的出席名单。

记录您的大纲中的动作项目的决定或注释，一旦发生，请确保准确记录

要求澄清如果有必要 - 例如，如果集团在没有作出决定或明确结论的情况下继续进行，则要求澄清该决定和/或后续步骤。

不要试图捕捉它 - 如果你尝试逐字写下对话，你不能跟上，所以一定要简单地(并且清楚地)写(或键入)只是决定，作业，行动步骤等。

记录下来 - 从字面上看，如果您担心能够跟上笔记，请考虑录制会议(例如，在智能手机，iPad，录音设备等上)，但请确保让参与者知道正在录音。虽然您不想使用录音来创建会议的单词成绩单，但如果需要澄清，录音可能会派上用场。

会议结束后，现在是时候将会议记录在一起并写下会议记录。以下是一些可能有帮助的提示：

尝试在会议结束后尽快写下会议记录，同时一切都在您心中。

查看您的大纲，如有必要，添加其他注释或澄清点数。还要检查，以确保所有的决定，行动和动议都清楚地注明。

检查足够的细节：对于董事会会议记录， 建议以下董事会会议记录：

包括董事会采取的每项行动的简短陈述，并简要说明决定的理由

在通过议案前进行广泛审议，总结主要论点

什么不包括：EffectiveMeetings.com提供了国际行政人员协会(IAAP)的一些这些提示：

客观

写在同一时态

避免使用人的名字，除了动作或秒。这是一个商业文件，不是谁说什么。

避免炎症或个人观察。你使用的形容词或副词越少越好。

如果您需要参考其他文件，请将其附在附录中或指明可能在哪里找到。不要重写他们的意图或尝试总结它们。

想看看会议记录样本?

这篇文章 - 董事会会议记录的基本样本 - 在免费管理图书馆 - 提供了典型的董事会会议记录的格式和内容的样本。

4.分发或分享会议记录

作为官员“分钟”或秘书，您的角色可能包括传播会议记录。但是，在分享这些之前，请确保主席已经审查并修改和/或批准了分发通知。

在线分享

共享或分发的方法将取决于您和您的组织使用的工具。由于分钟和其他文档可以创建一堆纸，如果您可以使用无纸化的共享过程，这是非常好的。例如，如果您正在使用不提供在线共享的文字处理工具(例如Microsoft Word)，则可能需要创建文档的PDF，并通过电子邮件发送此和其他附件或会议文档。或者，如果您全部使用Google文档 - 会议邀请，议程和其他文档共享 - 您可以在完成文档后简单地“分享”该文档。委员会或董事会成员可以在线阅读文件并节省数棵树!

在云中分享?

如果您的组织正在使用基于云的会员管理系统(如Wild Apricot)，则可以将分钟作为网页发布，并根据组织的需要，仅访问委员会或董事会成员。通过会员网页，您可以为您的董事会和委员会创建一个安全的在线Intranet。

专门针对会议记录的工具：

如果您想知道可能专门用于会议纪要的工具类型，以下是我们在Quora中概述的一些工具：

Google文件 - 还支持协作笔记。[以下是Google文档中的一些会议分钟示例模板。如果您使用Google日历发送会议请求，则可以附加Google文档议程大纲。制作一分钟(使用大纲)，您可以简单地与该组分享文档(使用他们的电子邮件地址。)

OneNote (如果您是Microsoft用户) - 非常快可以组织笔记。还支持音频录制与相应的笔记时间戳

Evernote - 大笔记本工具

会议组合 - 很好的一个工具，也支持议程共享

Textpad / TextMate - 快速，轻便，非侵入性，需要您在txt文件中管理笔记或导出到另一个协作环境。

Agreedo：支持创建会议记录并跟踪结果。

另外，这是Lifehacker的一篇文章，概述了五大会议纪要。

会议记录的提交/存储

大多数委员会和理事会审查并批准或修改会议开始时的会议记录。完成任何所需的修订后，分钟将被存储以备将来参考。一些组织可能会在线存储(例如，在Google文档或SkyDrive中)，并将其备份在外部硬盘驱动器上。您还可能需要打印和存储硬拷贝，或将其提供给工作人员或主席以备案。

在结束...享受你的新角色

会议记录很重要 - “他们掌握了会议的基本信息。”但是，准备会议记录不一定是艰巨的任务。我们希望这篇文章可以帮助会议纪要新手在为您的组织建立有效的会议纪要起步。有关其他信息，您可以在下面提到的“来源”中查看我们用于创建此文章的一些信息来源。