会议策划书应该包括哪些内容

会议策划书应该包括哪些内容

手把手教你如何写会议策划书，内容很多很详细，请你保持耐心，不然要半途而废。下面是会议策划书的一些主要的内容，每一个环节都是需要考虑到的。

预案

确定会议或活动目的(董事会会议，婚礼等)。

考虑群体的规模，性别组合，与会者的年龄以及任何特殊需求。

确定会议日期。避免与其他公司或行业活动或假期相符的日期。

本周的日期和/或日期是坚定还是灵活?

提前安排会议或活动，以确保最理想的空间。

为每个会话或活动创建一个大纲，包括预期出席率，座位安排，所需的安装次数，开始和结束时间以及视听和生产需求。

列出每次场合的食物和饮料要求，包括膳食，接待和休息。

考虑空中和地面运输的需要。

规划娱乐和娱乐需求，团体活动和/或团队建设活动。

准备会议材料的邀请，活动推广，注册和制作的时间表。

指定行政人员创建名称徽章和协调书面材料。

所有发起人费用预算，并计算会议参加者的费用。

安排演讲者，如果需要。

预算

确定会议或事件发起人和与会者将承担哪些费用。

为您的会议或活动的所有功能区域创建资产负债表列出费用，如工作人员时间，营销费用，空中和地面运输，住宿，餐饮，娱乐和娱乐，税收和小费，服务费，视听设备和生产成本。

建立一个未预期的，最后一分钟费用的应急基金。

不要忘记许可证(音乐，书面材料)和保险(酒类和一般责任，业务取消和中断)的费用。

查看类似会议和活动的预算，以衡量成本。

确保资金分配给所有供应商。建立累计计划费用的账目。

请咨询贵公司的会计机构或财务主管，以便格式化预算，使其与内部会计系统兼容。

确保贵公司财务负责人或其他具有财务责任的人的签名，高于您预算的支出。

预订

选择目的地

确定是否有任何目标或需求可能使特定目的地更为可取。

选择一个方便的位置，根据您的客人旅行的地点，他们的旅行时间和到达目的地的费用，以及靠近空中和/或地面交通的地点。

遵守贵组织的旅游计划和目前与首选酒店和航空公司的安排。

请注意季节性酒店入住率，房间税和最近的供需变化，这将影响您的费用。在会议或活动期间可能限制酒店房间供应和服务的大型会议或节日。

查看目的地的航班时刻表/频率 - 大多数参与者喜欢直接，不间断航班。

考虑可能影响参与和/或事件成本的因素，如天气，安全性，政治/社会气候和劳动因素。

找到合适的酒店

确定最适合您的会议或活动需求的酒店类型(机场酒店，会议和会议酒店，度假村，会议中心或全套房酒店)。

确定所需客房的类型和数量(单人间，双人间，套房，特别设计的商务房间或可供有特殊需求人士使用的房间)。

确定所需会议室的数量和大小; 使用过去的程序作为基准。

选择一个符合您需求的设施，如睡眠和会议室，餐厅，观光和娱乐选择。

请记住与会者的安慰。考虑酒店的服务，将加强特殊客人或贵宾的逗留。

提交会议事项规范或提案请求(RFP)

初步研究完成后，制定征求建议书(RFP)的要求。这允许财务以书面形式查看有关您的组的信息。准备规范是一个有价值的过程，因为它需要您考虑组的所有需求。请务必记录所有网站的要求，包括：

首选日期和可选日期(如果有)

客房数量和类型

会议室的数量，大小和用途以及需要的时间

可接受率范围

膳食功能和休息日期和类型

展览和任何其他特别活动或活动

任何相关信息，如免费要求

检查网站

没有任何设施将会在纸上看起来是一样的，也不会在没有去网站的情况下得到服务感。如果您的预算或时间不允许您访问该网站，您可以使用以下选项：

与其他人(包括其他计划者)确认，查看他们使用了哪些物业，以及他们会推荐哪些物业。

使用互联网查看网站，和/或联系当地会议和访客局的材料，包括设施说明，城市地图，交通信息等。

规划你的会议

抽屉食品与饮料

做出成本效益的选择

评估一个小团体在餐厅的私人部分吃饭的成本和时间，而不是吃饭。

写出到期日的担保。通常情况下，担保将在事件发生前48至72个工作小时。

在合同中指定“超级”。超出保证人数的人数超过设施将设置表格和地点的人数。该量从0%到5%以上不等; 行业平均水平为3%。

您将通常为保证的数字或服务的数量收费，以较大者为准。

了解什么服务收费和/或小费将被添加到膳食和税收的价格，以避免任何惊喜。

不要妥协质量。但是，如果您的预算有限制，请考虑减少您计划参加会议或活动的食品功能数量。

考虑花，装饰和娱乐。您的酒店可以提供花艺设计，桌子和客房装饰以及高品质娱乐的想法。

规划膳食

在提供食品和饮料服务的活动中，让客人有足够的时间与同事或朋友和家人一起悠闲地，网络化或者社交，如果有任何涉及，可以享受所有的演讲或仪式。

一般允许30至40分钟的早餐，45至60分钟的午餐和20分钟每道菜的晚餐。休息时间至少可达15分钟，最多可容纳100人，30分钟可容纳1000人，30分钟至30分钟可达1000人以上。

在休息时间内，每人准备两杯咖啡或茶一杯早餐，每人一杯咖啡/茶或一杯苏打水。

考虑为小组工作会议提供午餐自助餐。自助餐提供多种多样的服务。

考虑为每个表格请求一个服务器，更正式的餐饮和/或VIP表。

大多数设施允许每两个桌面一个服务器，标准，三或四道菜的餐点。与设施检查以确定额外的服务器是否会有额外的劳动力费用。

总是计划在鸡尾酒招待会期间服务各种食物。食物应该健康，开胃和视觉吸引人。

为75-100人提供一名酒保。

除啤酒，葡萄酒和高级酒外，还提供非酒精饮料。

考虑向有需要者的无家可归者收容所或分销组织捐赠剩余的食物。

会议室设置/配置

会议和空心广场：适合少于25人的互动讨论和笔记会议。许多酒店拥有10至20人的优雅会议室，配备完整的视听功能，书写板，软木板和活动挂图。

E形，U形和T形：适合少于40人的团体。这些最适合与坐在安装头部的领导人进行互动。视听设备通常设置在座位的开放端。

椭圆形和圆形：通常用于进行小组讨论的餐饮和会议。一个五英尺圆的桌子可以舒适地坐在八个人身上。一个六英尺圆的桌子可以舒适地坐10人。

剧院：适用于不需要大量笔记的大型会议和简短讲座。这是一个方便的设置，在进入讨论或角色扮演团体之前使用，因为椅子可以移动。

教室或教室：中大型讲座最理想的设置。这种配置需要相对较大的空间。桌子为参加者提供了散布材料和记笔记的空间。

视听设备

要注意直接影响视听演示质量和成本的因素：天花板高度，墙壁，地板，障碍物，窗户，照明，镜子，门，空调和消防出口。

请AV公司的代表随身携带。这个人将能够解释如何最好地利用会议或活动空间。

与演讲者/主持人沟通以确认AV需求。计划至少一台35mm投影机，高架投影仪，屏幕和活动挂图，以减少突破。更多的时候，演示者正在使用电脑LCD投影机和高强度开销。确定此设备的可用性和成本。

请注意，所有房间都没有配备音响系统，也不需要声音。确定哪些房间需要声音，哪些房间可以与系统配合使用。尝试在租用系统时协商统一费率或百分比。

考虑屏幕高度一般应该是从屏幕到后墙的距离除以8; 椅子不应该靠近屏幕，比屏幕高度的1.5倍; 天花板应至少高10英尺。依靠您的AV技术人员寻求帮助。

会议细节

谈判

得到最好的交易

提前安排谈判，理想情况下提前六个月以上。

在您进入谈判之前，确定您所在集团成功的真正重要性。

询问设施的高峰，非高峰和肩峰季节，以及一周中喜欢预订业务的日子。如果您的会议日期灵活，您可以转到提供更大杠杆的时间段。

请注意，酒店每50间客房通常给予一个免费的房间晚上。

考虑升级和/或特殊设施和服务与谈判美元储蓄一样重要。例如，按照团体价格将贵宾/特别客人升级到行政级别的房间或套房可能比获得更高房价的比例更重要。

提高会议价值

在酒店业务缓慢的时间段内，例如度假周会议。

在酒店时间表的差距内安排会议。例如在另外两个会议之间，或者当另一个团体出现取消或低于预期的会议时。

在星期四(星期四，星期五，星期日)的入住率通常较低的情况下，您的到达和离开时间会发生变化。

选择在装修后重新开放或新业主收购的酒店。尝试选择一个新市场的酒店; 他们经常提供特别利率来鼓励企业。(注意：确保您的合同涵盖所有意外情况，例如不完整的装修或不按计划打开的财产)

合同

如果您正在为商务会议预订空间，请让您的公司旅行经理，公司内部采购或法律部门或外部法律顾问审查您的会议或活动的所有合同。即使你没有签合同，只要通过参与来提高责任水平。

要求查看设施的标准合同，注意存款，付款，损耗以及终止和取消政策。谈判达成最终协议，包含标准语言，贵公司和谈判达成的协议。

确保你有一个有约束力的合同。可以强制执行，合同必须明确规定双方接受并由有权力的人员签署协议。

检查由于消耗或收入不足而可能发生的任何额外费用。有时称为“滑动”的磨损可以应用于卧室和食品和饮料活动。如果您的小组没有按预期的方式执行，会议设施可能会为您的会议提供保护的空间。

寻找终止条款，通常被称为“上帝的行为”条款，适用于会议停止时，因为超出了集团或设施的控制力。一般来说，在这种情况下，任何一方都没有评估任何惩罚。

准备意外情况

提前送达您的房间清单，至少在抵达前七到三十天。

告知客人酒店的位置和设施。

在会议前两到四周，将您的会议规格发送给酒店。列出每个会议的要求，逐日，每小时。

不要忘记为您的会议室，新闻室，扬声器准备的空间预留空间。请记住准备在场外举办的所有餐饮活动和活动。包括结算指示和贵宾分配列表。

查看酒店的活动订单(EOS)和宴会活动订单(BEO)。检查您的规格，并及时通知酒店任何更改或您的批准。

在会议召开前24至48小时举行会前会议，以审查活动期望，程序，并提供机会，以满足将帮助您解决问题的工作人员联系人。

不要假设请求已被照顾 - 始终仔细检查。

与酒店合作解决任何最后一刻的变化。

每天要做的事情

第一件事是每天早晨，确保所有房间的打印输出内部的任何“不显示”或取消的报告。

一天早上，下午再次与您的酒店联络人会面，查看计划和/或膳食计数的任何变化。

每天下午，拨出会计时间来审核前一天的帐单，并确认您的费用是正确的。

会后/后续

与参加会前会议的同一群人举行会后会议。评估什么工作，什么没有; 审查账单，并立即从设施征求意见。

请与会者提供有关节目内容和格式，会议设施，演讲者，餐饮功能和其他特殊活动的反馈。

在会议之后立即管理评估，而意见仍然很新鲜，您的员工可以出席会议来收集信息。否则，邮件调查或会议的评估，使他们在参加者的办公桌返回工作时。

征求会议赞助商的意见。确定会议目标是否得到满足。评估会议的财务影响。识别下一步。考虑一个更正式的测量工具来衡量会议的投资回报率。以下是一些方法来解决这个问题：

考虑个别会议的独特目标。

培训之前和之后测试参加者，记录多少和学到的内容。

与高级

管理层和会议赞助商分享投资回报(ROI)信息。

撰写会议报告并将其提交给高级管理层。

为未来会议提交合同。

向工作人员，演讲嘉宾，酒店工作人员等供应商发送感谢信。

会议策划书应该包括的内容全部在上面有描述，此文可能会给你造成一定的困扰，如果有疑问，欢迎点击右边的qq联系我。