会议接待中有这么多细节，你注意到了吗

随着行业间交流次数的增加，各种行业性会议不断被举办。为了确保会议举办成功，往往需要专业会议接待人员的辅助。可以说，会议接待工作贯穿整个会议，稍有疏忽便可能影响会议的整体效果，可见，会议接待在整个会议过程中的影响十分大，对此，一些会议主办方会将此项工作全权委托给专业的会议接待公司来完成。

尽管会议接待公司在会议接待方面已具有十分丰富的经验，但要想确保会议顺畅举行，会议接待服务满意度获认可，会议接待公司在为客户提供服务时，不能忘了下面这些细节。

细节1：是否需要提供接机、送机服务。很多会议接待公司提供的服务非常全面，不仅包括会议前的筹备，会议中的服务，甚至还包括会议后参会人员的送机服务等。通常，主办方若有此需求，会事先向会议接待公司提出要求，但也不排除主办方因琐事繁多，而忽略了此项安排，因此，会议接待公司可根据主办方提供的会议主题，参会人员名单等，适时征询对方建议。

细节2：会议主持人的安排。很多大型会议由于议题过多，需要主持人进行串场，而会议接待公司恰好有提供此项服务。但是，会议主持人的选择很有讲究，并非所有有主持经验、长相不错的人都能胜任。会议接待公司应根据会议的主题、以及主办方的要求，推荐最合适的人选。

除了上面提到的这些主要细节，其实还有更多的地方要流程细节注意，

一般在找到适当的会议承办商后，并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了，要想会议能够顺利进行,还需要主办方深入把握很多细节工作：

1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”;

2、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

3、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理)。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

7、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

8、报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

9、正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备)，确保万无一失。

10、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

11、作好会议期间的协调工作。

12、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

13、会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。